Aujourd’hui, je vais te montrer les étapes pour créer une procédure.

Créer une procédure, c’est modéliser une tâche : c’est écrire la recette qui permet de la réaliser de manière claire et reproductible.

La création d’une procédure part toujours d’un besoin de simplification et de clarification. L’idée est de pouvoir retrouver facilement les étapes d’une tâche pour ne pas perdre de temps ou s’éparpiller.

Dans cet article, je vais te montrer les étapes générales pour créer une procédure, que ce soit pour le travail ou pour des projets personnels.

Voici donc les étapes pour créer une procédure efficace :

1. Simplifier une tâche
2. Partir d’un besoin
3. Expérimenter le processus
4. Créer un brouillon
5. Rédiger un premier jet
6. Structurer le document
7. Mise en page
8. Vérification sur le terrain

1 Simplifier une tâche

Quand tu as déjà réussi quelque chose d’important par le passé, tu as souvent envie de le reproduire. Soit pour obtenir à nouveau le même résultat, soit pour aller encore plus loin. Pour ça, il te faut un modèle clair, qui te permette de recommencer sans te prendre la tête.

Par exemple : si tu as déjà trouvé un travail, tu sais que ce n’est pas la dernière fois que tu devras le faire. Alors, plutôt que de perdre ton temps à chaque recherche à retrouver les étapes et les techniques utilisées, tu gagnes en efficacité si tu as tout noté quelque part. Ainsi, au moment où tu en as besoin, tu peux retrouver rapidement ton processus.

👉 Question à te poser : Qu’est-ce que j’ai déjà fait par le passé et que j’aimerais pouvoir refaire facilement ?

2 Créer une procédure part d’un besoin

Que ce soit dans ta vie personnelle ou professionnelle, tu ne crées jamais une procédure par hasard. Un process naît toujours d’un besoin concret : simplifier, gagner du temps, mieux transmettre, anticiper, etc.

👉 Dans un autre article, je détaille 9 bonnes raisons de créer des procédures 

3 Expérimenter le process une première fois

Avant de rédiger une procédure, il est essentiel de tester le process 3 à 4 fois pour défricher et comprendre concrètement comment il fonctionne.

Par exemple, lorsque je suis arrivé sur mon poste de réceptionniste en village vacances, j’ai passé deux semaines à expérimenter toutes les tâches :

• Ouvrir la réception
• Répondre au téléphone
• Gérer les départs
• Faire les effectifs pour la restauration
• Gérer les réservations de la zone détente
• Répondre aux mails
• Fermer la piscine le soir
• Clôturer la caisse
• Fermer la réception le soir

Ces deux semaines m’ont permis d’explorer, de tester et d’apprendre en pratiquant.

👉 Au début, c’est toujours un peu flou et désorganisé. C’est normal : c’est la phase d’apprentissage.

Quand j’apprenais les protocoles en hypnose ericksonienne en 2021, c’était exactement la même chose. Les trois premières séances étaient confuses, presque chaotiques. Mais après cinq séances, les choses commençaient à s’éclaircir, à s’organiser, et je pouvais enfin avancer avec plus de structure.

4 Créer un brouillon

Après avoir expérimenté un processus plusieurs fois, l’étape suivante consiste à en écrire un premier brouillon.

Il y a quelques semaines, j’ai demandé à une collègue de me montrer comment elle éditait les fiches ménage. Ce sont des fiches éditées le mercredi soir, mais comme je suis en repos le mardi et le mercredi, je ne les avais jamais faites. Or, ma collègue termine son CDD en novembre, et il faudra ensuite que je forme quelqu’un d’autre.

Un mercredi soir, nous avons donc passé une heure ensemble : elle me montrait pas à pas ce qu’elle faisait sur Osmozis (le logiciel de réservation de l’hôtellerie), et moi je prenais des notes au crayon sur des petites feuilles A5.

C’est exactement ça, rédiger une procédure : décrire ce qu’on fait, étape par étape, et le mettre noir sur blanc.

👉 En résumé : On écrit ce qu’on fait, et on fait ce qu’on a écrit.

Créer une procédure, c’est en réalité un travail de modélisation. Et ça tombe bien : la Programmation Neuro-Linguistique (PNL) a justement été conçue par Bandler et Grinder pour modéliser des comportements et les rendre reproductibles.

Pour rédiger un brouillon, il suffit de poser les bonnes questions (issues du métamodèle en PNL) :

• Ça veut dire quoi concrètement “ouvrir la réception” ?
• Comment tu fais pour “clôturer la caisse” ?
• Et ensuite, tu fais quoi ?
• Par quoi tu commences pour “fermer la piscine” ?
• De quoi as-tu besoin pour “créer une réservation” ?

C’est en répondant à ces questions que le processus se clarifie et devient transmissible.

5 Rédiger un premier jet de la procédure

Une fois que les étapes sont notées sur mon brouillon, je les retranscris dans un Google Doc (je travaille beaucoup avec Google Drive, c’est mon outil principal).

Puis je refais le processus en suivant pas à pas ce que j’ai écrit. Cela me permet de vérifier si toutes les étapes sont claires et complètes, et surtout de voir si je n’ai rien oublié.

À ce stade, je commence déjà à ajuster et corriger ma procédure, afin qu’elle soit la plus précise et utilisable possible. 

6 Structurer la procédure grâce à ChatGPT

Eh oui, on s’en doutait : en 2025, il est difficile de se passer de l’IA. Et parmi les outils disponibles, ChatGPT est particulièrement utile pour restructurer un texte et lui donner une forme claire et professionnelle.

À ce stade, je copie-colle mon premier jet (rédigé sur Google Doc) et je demande à ChatGPT quelque chose comme :
“Voici une procédure pour un poste précis. Restructure-la de façon propre et claire.”

Ensuite, j’adapte selon le contexte.

• Quand j’ai rédigé ma fiche de poste à l’aéroport, je lui ai demandé : “Utilise des termes spécifiques au milieu aéroportuaire.”
• Quand j’ai travaillé sur ma fiche d’Équipier Polyvalent chez Lidl, je lui ai précisé : “Emploie le vocabulaire propre à la grande distribution.”

L’avantage, c’est que l’IA m’aide à structurer mes idées, harmoniser le vocabulaire et professionnaliser le rendu, tout en gardant la précision de mon expérience terrain.

7 Mise en page

Une fois la procédure structurée, vient l’étape de la mise en page.
Si tu rédiges un process uniquement pour toi, un simple Google Doc suffit largement.
Mais pour un poste en entreprise, tu peux soigner la présentation en utilisant Canva ou Word pour créer un document clair et professionnel.

Pour te donner un exemple concret :

• Au début, en réception, aucune tâche n’avait de procédure.
• Avec ma collègue, nous avons d’abord rédigé des brouillons.
• Ensuite, nous avons mis les étapes sur des documents Word, rassemblés dans un dossier intitulé Procédures en Réception.
• J’ai utilisé ChatGPT pour les structurer proprement et de façon professionnelle.
• Enfin, j’ai rassemblé toutes les procédures dans un document PDF sur Canva, en partant du principe de créer un référentiel de réception, comme un vrai support de formation papier.

Cela a pris environ 3 mois. Le document comporte :

• Une page de couverture avec l’image de l’établissement et les logos
• Un sommaire
• Un organigramme de l’équipe
• Les numéros de page et titres

Un véritable document professionnel !

Une fois imprimé, j’ai rangé les fiches dans un porte-documents avec pochettes plastiques, accessible à tous :

• Directeur
• Adjoint
• Supérieurs
• Collègues
• Nouvelles recrues
• Moi-même

Les corrections se font parfois au crayon, et lorsque de nombreuses modifications sont nécessaires, je réédite la page concernée.

8 Vérification

Une fois le document édité et imprimé, il faut vérifier que la procédure est cohérente avec la réalité du terrain.

Pour cela, je réalise moi-même la tâche en suivant exactement les étapes écrites sur la procédure. Si je constate que je fais quelque chose différemment sur le terrain, cela signifie que la procédure n’est pas assez précise et qu’elle doit être ajustée.

Concrètement, si quelqu’un venait demain me remplacer sur le poste, il devrait pouvoir effectuer le travail uniquement en suivant la procédure.
Si, à un moment donné, il pose une question ou ne comprend pas ce qui est écrit, c’est le signe qu’il faut clarifier et retravailler la procédure.

Cette étape est essentielle pour garantir que le document soit opérationnel, fiable et réellement utilisable sur le terrain.

Une procédure, c’est vivant

Une procédure n’est pas quelque chose de figé ou de rigide. Au contraire, c’est un outil vivant, qui évolue et s’adapte au fil du temps.
Plus tu expérimentes le processus que tu modélises, plus ta procédure s’affine et gagne en précision.

Une procédure, c’est la théorie d’une tâche. Mais ce qui compte vraiment, c’est la pratique sur le terrain.
L’objectif d’une bonne procédure, c’est de réduire au maximum l’écart entre la théorie et la réalité.

👉 En résumé : on écrit ce qu’on fait, et on fait ce qu’on a écrit.

Plus le fossé entre théorie et pratique est réduit, plus il devient facile d’appliquer une procédure.
C’est exactement ce que j’ai cherché à faire ces dix dernières années en développement personnel et en hypnose : je ne supportais pas de lire des théories impossibles à appliquer, parce qu’elles étaient trop éloignées du concret.

Une procédure, au fond, c’est simple : tu décris ce que tu fais. Point.

Nathanael