Et c’est tout, un process peut être aussi court et aussi simple que ça. 😀

Les 9 avantages à créer une procédure : 

1 Arrêter de solliciter ses collègues.

J’ai rédigé les procédures de réceptionniste parce que j’en avais marre de demander toutes les 5 minutes aux collègues ici depuis longtemps comment faire telle ou telle tâche. Déjà parce que ça fait perdre du temps à tout le monde et ensuite parce que j’aime me débrouiller seul.

2 On t’explique un truc 1 seule fois, tu le notes et c’est terminé.

Plus besoin de passer 3h à te casser la tête à te demander “attends comment on fait ça déjà ?? 🤔”.

3 Sauvegarder un savoir-faire et une compétence.

On est début mai au village vacances et il est 9h du matin. Cela fait 3 semaines que je suis en poste, je suis seul ce matin là et un client vient me voir. Fatigué, il me demande s’il peut changer de chambre pour des raisons d’inconfort. Sur le coup je panique un peu et je me dis “merde qu’est ce que je fais ??! 😬”.

Je me pose et je réfléchis. Je commence à regarder sur le planning les chambres de disponible, ensuite j’appelle la responsable du service ménage pour vérifier si la nouvelle chambre est propre. Je donne les clés au client et je m’excuse pour la gêne occasionnelle. J’écris une note de service pour le service ménage expliquant les changements de chambre avec les dates de séjour. 

Le client est satisfait et tout rentre dans l’ordre. Le client reviendra 3 mois plus tard. 

Dans la foulée (5min après l’event)  je rédige une procédure s’intitulant Changement de chambre. 

Le lendemain j’en parle avec ma collègue arrivée 2 semaines avant moi. Elle n’a jamais eu le problème jusqu’à présent et je lui explique que si jamais ça arrivait de nouveau, elle avait la procédure dans un dossier sur le bureau de l’ordinateur. 

Rédiger une procédure et la partager à tes collègues fait monter en compétence toute ton équipe et tu sauvegardes par la même occasion un savoir-faire. 

Sur le long terme, tu améliores la qualité de ton service. Cela veut dire mieux servir ses clients. Ça veut dire des clients qui reviennent et ça veut dire plus d’argent.

4 Neutraliser les problèmes de communication

Tous les problèmes rencontrés en entreprise proviennent des choses suivantes : 

• Problème de procédure
• Absence de procédure
• Procédure pas assez précise et spécifique (ah tiens un métaprogramme, bizarre !) 😂
• Problème de communication (qui est toujours un problème de précision et de spécifique ET de procédure) ouai faut pas déconner…
• Problème de sécurité (qui est un problème de procédure…)

Ah oui je vais te péter les couilles avec mes procédures…😁

5 Une procédure permet d’anticiper l’avenir

En intégrant les aléas et les imprévus dans ta procédure, tu prévois à l’avance des solutions avant même que les problèmes n’apparaissent.

Résultat : tu es préparé à y faire face, ce qui crée un sentiment de sécurité sur le long terme.

Et plus tu développes cette capacité d’anticipation, plus tu renforces ta confiance en toi.

Les procédures sont là pour la gestion du risque. Perso je n’aime pas prendre de risques.

6 Simplifier ton travail

Pour rédiger une procédure c’est simple. Tu décris ce que tu fais et il faut que ce que tu décrives corresponde à ce que tu fais. Cela va grandement simplifier ton travail, le structurer et l’organiser.

Pour décrire ce que tu fais, tu vas devoir conscientiser ton travail parce qu’il faut que tu réfléchisses consciemment à ce que tu fais, dans quel ordre et pourquoi tu le fais. 

Conscientiser une tâche va mettre de l’ordre dedans et va renforcer son apprentissage et sa mémorisation. Ce qui va grandement structurer ta façon de penser et d’agir.

7 Répéter des résultats facilement

Au travail, une procédure va te permettre de répéter des tâches plus facilement que si tu n’en avais pas. Cela permet d’éviter des oublis importants.

Même après 5 mois en poste, cela m’arrive encore de zieuter mon référentiel pour vérifier si ce que j’ai écrit correspond à ce que je fais. Sinon je le corrige (je spécifie la procédure) et cela m’évite des oublis. 

Dans la vie perso, on sait tous que réaliser un projet ou atteindre un objectif 1 seule fois est rarement suffisant pour obtenir des résultats vraiment exceptionnels. 

On est donc tenté de “répéter des succès passés” et pour cela, rédiger une procédure expliquant comment on a fait les choses la première fois permet d’y revenir sur demande quand on veut. 

C’est pour cela que j’ai rédigé une procédure pour la recherche d’emploi.

8 Former les collègues et transmettre une compétence

En s’appuyant sur un document écrit qui détaille de façon spécifique comment on fait une tâche précise, on simplifie la transmission de connaissance et de compétence. Ce qui permet de faciliter la formation des nouveaux arrivants sur un poste. 

Jeudi 4 septembre, je me réveille avec la nausée. Je vais vomir avant d’aller au travail. A 8h je ne me sens pas bien. Aujourd’hui je suis en doublon avec une nouvelle recrue, c’est sa 2eme semaine. On est jeudi et on a beaucoup d’arrivées de clients, les pires jours de la semaine niveau téléphone ce sont le lundi et le jeudi…

A 8h15, je débadge et j’explique à ma supérieure que je ne suis pas en état de travailler. Là je sens que j’ai fait une indigestion. Ce sera le premier arrêt de travail que je ferai de ma vie à 30 ans. Ça va. 😉

Sauf que la nouvelle recrue est toute seule. Heureusement elle a le référentiel des procédures avec elle. C’est ce qui va beaucoup l’aider à surmonter cette matinée imprévue.

9 Passer plus facilement à l’action.

En ayant un plan précis des actions et des tâches à faire, tu passes plus facilement à l’action. Fini les moments de flou et de surplace où tu n’arrives pas à agir. Quand tu sais ce que tu as à faire et dans quel ordre, tu te mènes moins en bateau et tu avances plus facilement.